12 فاکتور مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب

استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب برای نظارت موثر بر حضور کارکنان ضروری است. نیاز به استفاده از سیستم کنترل تردد با افزایش تعداد پرسنل بیشتر شده و در صورت عدم استفاده از دستگاه مناسب سازمان با مشکلات فراوانی مواجه خواهد شد. اما انتخاب دستگاه مناسب کار دشواری است، اما در ادامه به بررسی مهمترین فاکتورهایی که در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب به شما کمک می‎کند می‌پردازیم. 

12 فاکتور مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب

1. دستگاه حضور غیاب بیومتریک یا کارتخوان مجاورتی (RFID) یا هر دو؟

اساس کار سیستم‌های کنترل تردد بیومتریک استفاده از شاخصه‌های بیومتریک مانند اثر انگشت، تشخیص چهره، الگوی کف دست/عنبیه و... است. دستگاه‌های غیر بیومتریک از جمله دستگاه ساعت زنی کارتی RFID از کارت مجاورتی برای احراز هویت افراد استفاده می‌کند. اما یکی از مهمترین چالش‌های  سیستم کنترل تردد غیر بیومتریک، تقلب کردن و دور زدن دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد است.

به عنوان مثال کارمند شما می تواند از همکار خود بخواهد که در صورت تاخیر در رسیدن یا حتی عدم حضور در مجموعه با استفاده از کارت یا شناسه پرسنلی، ورود وی را ثبت کند. همچنین ممکن است پرسنل شما کارت تردد خود را همراه نداشته یا گم کند در این صورت ثبت ورود و خروج با مشکل مواجه می‌شود. این در حالی است که استفاده از سیستم احراز هویت بیومتریک با چنین چالش‌هایی مواجه نیست. در مقایسه با امنیت بالای دستگاه‌های بیومتریک، دستگاه‌های ساعت زنی RFID سریع‌تر و ارزان‌تر است. 

2. دستگاه کنترل تردد با چند روش شناسایی (کارتی و بیومتریک)

برخی از دستگاه‌ها از چندین روش احراز هویت از جمله  شناسایی چهره، اثر انگشت، RFID و رمز عبور به طور همزمان استفاده می‌کنند.  با چنین دستگاهی، کارمندان می توانند از تشخیص چهره استفاده کنند در حالی که افراد مهمان در مجموعه می توانند از کارت های مجاورت (RFID) استفاده کنند. 

3. ظرفیت دستگاه 

ظرفیت ثبت الگوی چهره، اثرانگشت وکارت از دیگر فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور غیاب است. بهتر است به سراغ دستگاهی بروید که ظرفیت ثبت الگوی بسیار بیشتری نسبت به نیاز شما دارد. این مورد نه تنها در افزایش سرعت شناسایی موثر است بلکه در صورت اضافه شدن عضو جدید فضای لازم برای تعریف کابر جدید خواهید داشت.

ظرفیت تراکنش یا ثبت رکورد تردد از دیگر فاکتورهایی است که در عملکرد دستگاه موثر است. اما از آنجایی که  امکان تخلیه داده‌های دستگاه و انتقال به نرم افزار وجود دارد، مسئله نگران کننده ای نیست. اما در صورت استفاده از دستگاهی با ظرفیت پایین و نامتناسب، ممکن است در بازه‌های زمانی کوتاه مدت مجبور به تخلیه دستگاه شده که نه تنها زمان‌بر است بلکه ممکن است با چالش از دست دادن و گم شدن اطلاعات مواجه شوید. 

4. سیستم حضور و غیاب آنلاین یا آفلاین

سیستم آنلاین: در صورت استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین، مانند نرم افزار حضور غیاب نانوتایم 360 درجه، با ثبت هر رکورد ترددف به صورت آنلاین و مستقیم اطلاعات بر روی سرور ثبت می‌شود. این مدل از سیستم‌های حضور و غیاب به دلیل امکان استفاده بدون دستگاه حضور و غیاب بسیار مقرون بصرفه بوده و بهترین گزینه برای سازمان‌هایی با کارمندان دور کار است. 

سیستم آفلاین: سیستم های آفلاین معمولا از نسخه‌های نرم افزار حضور غیاب تحت ویندوز استفاده می‌کنند. بنابراین در قرار نگرفتن دستگاه و نرم افزار در یک شبکه کامپیوتری، داده های تردد به صورت در لحظه در نرم افزار ثبت نمی‌شود و باید از داده‌های دستگاه خروجی گرفته شده و به نرم افزار منتقل شود.

روش های مختلف ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و سیستم نرم افزاری

5. نحوه تخلیه دستگاه 

استفاده از سیستم‌های نرم افزاری آنلاین، امکان تبادل و ذخیره سازی در لحظه اطلاعات بر روی سرور را می‌دهد. اما در غیر اینصورت می‌توان از یکی از روش‌های زیر برای تخلیه داده‌های دستگاه و انتقال به نرم افزار حضور و غیاب برای پردازش نهایی استفاده کرد. 

اتصال از طریق پورت LAN: ا کابل شبکه و قرار دادن سیستم و دستگاه حضور و غیاب در یک شبکه به منظور به اشتراک گذاری سریع‌تر و امن تر داده ها یکی از روش‌های انتقال داده‌ها است. اگر می خواهید دستگاه از طریق LAN ارتباط برقرار کند، مطمئن شوید که دستگاه دارای پورت TCP/IP است.

ماژول  WiFi: خروجی گرفتن با استفاده از اتصال به شبکه وای‌فای، یکی از جدیدترین و راحت‌ترین روش‌های انتقال اطلاعات دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب است. هرچند این روش در دستگاه‌هایی قابل استفاده است که مجهز به ماژول WIFI هستند. به این منظور دستگاه و سیستم کامپیوتر( که نرم افزار حضور و غیاب روی آن نصب شده) به یک وای فای ( با رنج IP) یکسان متصل می‌شوند. سپس در قسمت تنظيمات دستگاه –> تنظيمات ارتباط –> شبکه بي سيم –> پيشرفته –> گزینه dhcp را انتخاب می‌کنیم.

در مرحله بعد ادرس IP گرفته شده را در گزينه اول همين قسمت (قسمتی که اسم واي فاي هست) قرار می‌دهیم و  مجدد به عقب بازگشته و در قسمت شبکه، ادرس اي پي گرفته شده را قرار می‌دهیم. و در نهایت داخل سيستم کامپیوتری با دستگاه ارتباط برقرار کرده و و فراخواني اطلاعات از دستگاه انجام را می‌دهیم. در این روش ممکن است با تغییر روترهای وای فای، نیاز به پیکربندی مجدد و عیب یابی لازم است. 

پورت USB: در این روش کاربر باید به صورت دستی داده ها را از دستگاه به نرم افزار کپی کند. راحترین روش برای تهیه خروجی داده‌های سیستم حضور و غیاب استفاده از فلش مموری و اتصال آن به پورت USB تعبیه شده روی دستگاه است. این روش به دلیل عدم نیاز به ارتباط دستگاه با سیستم کامپیوتری و هر گونه کابل کشی راحترین روش تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب محسوب می‌شود. برای شروع کار شما نیاز به یک فلش مموری با فرمت FAT32 خواهید داشت. اگر می خواهید از این گزینه استفاده کنید، مطمئن شوید که دستگاه دارای پورت USB است.

6. آیا به کنترل دسترسی نیاز دارید؟

«کنترل دسترسی یا اکسس کنترل» به شما امکان نظارت سطح دسترسی کارمندان به قسمت‌های مختلف سازمان را می‌دهد. در با توجه به امکاناتی که این ماژول در اختیار شما قرار می‌دهد، طبیعتا سیستم حضور غیاب مجهز به اکسس کنترل از قیمت بالاتری برخوردار است. در یکی از موارد زیر شما نیاز به سیستم حضور غیاب مجهز به اکسس کنترل دارید:

• اگر دفتری را اداره می‌کنید و معمولاً مشتری ندارید و می‌خواهید فقط به کارمندان اجازه دسترسی داشته باشید.

• اگر اتاق سرور دارید، می‌خواهید فقط به پرسنل مجاز اجازه دسترسی بدهید

• اگر داده‌های دقیق حضور و غیاب را می‌خواهید و نمی‌خواهید کارمندانتان ساعت ورود یا خروج را فراموش کنند.

7. نرم افزار حضور و غیاب

از مهمترین فاکتورهای موثر در خرید بهترین سیستم احراز هویت، نرم افزار حضور و غیاب است. در بسیاری از موارد نرم افزار ارائه شده همراه با دستگاه، نیازهای سازمان مورد نظر را تامین نمی‌کند. این مورد بخصوص در شرکت‌های صنعتی که نیاز به تعریف تعداد بالای پرسنل و شیفت‌های کاری متعدد هستند بیش از پیش مهم است. نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، در سه سطح پایه، پرو و سازمانی ارائه شده و در دو نسخه ویندوز و وب ارائه شده است. یکی از مهمترین قابلیت‌های نرم افزار نانوتایم نسخه سازمانی امکان تعریف بی نهایت پرسنل، شیفت کاری  و مدیریت چندین دستگاه به طور همزمان بر روی یک نرم افزار است. 

8. آیا به Exit Reader نیاز دارید؟

هنگامی که از دستگاه مجهز به کنترل دسترسی استفاده می کنید ممکن است به یک دستگاه برای ورود و دیگری برای خروج نیاز داشته باشید. معمولاً خروجی خوان را می توان مستقیماً به دستگاه اصلی متصل کرد و تمام تنظیمات فقط روی دستگاه اصلی انجام می شود. همچنین می توان همان مدل دستگاه را برای ورود و خروج داشت.

9. آیا به سوئیچ خروج نیاز دارید؟

هنگام استفاده از اکسس کنترل می توانید از یک دستگاه برای ورود و یک سوئیچ برای خروج استفاده کنید. با توجه به اینکه دستگاه نمی تواند کارمندی را که از سوئیچ خروج استفاده می کند شناسایی کند این روش توصیه نمی‌شود

10. آیا به پورت USB نیاز دارید؟

اگر به موارد زیر نیاز دارید، باید دستگاهی با پورت USB انتخاب کنید:

• نیاز به انتقال دستی اطلاعات از دستگاه  

• نیاز به انتقال الگوهای چهره،اثرانگشت و rfid  از یک دستگاه به دستگاه دیگر

11. باتری داخلی 

در صورت قطع برق دستگاه، امکان ثبت تردد در آن بازه زمانی وجود ندارد. بنابراین در سازمان‌هایی که امکان قطع برق وجود دارد و ثبت ترددها در لحظه به دلایل مختلف از جمله اکسس کنترل برای تعیین سطح دسترسی نیاز به باتری داخلی و ups امری ضروری است. دستگاه‌های مجهز به باتری داخلی از قیمت بالاتری برخوردار هستند. 

12. گارانتی و خدمات پس از فروش

خدمات پس از فروش یکی از فاکتورهای موثر در خرید هر محصول الکترونیکی دارای نرم افزار کاربردی است. چه بسا نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب کار پیچیده‌ای نباشد، اما نحوه استفاده از نرم افزار، تعریف پرسنل، شیفت بندی، خروجی گرفتن از داده‌های دستگاه و... از مواردی است که ممکن است شما را با چالش‌هایی روبرو کند. در بسیاری موارد سازمان‌ها مجبور به تعویض سیستم احراز هویتی خود شده، در حالی که در صورت دریافت مشاوره پیش از خرید دستگاه حضور غیاب یا همراهی پشتیبان مجموعه بعد از خرید، بسیاری از مشکلات و چالش‌ها حل می‌شود. 

با توجه به مطالب ارائه شده، فاکتورهای متعددی در انتخاب بهترین دستگاه حضور غیاب برای مجموعه شما موثر است. چه بسا بهترین دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره مناسب برای سازمانی با تغییرات نوری شدید محیطی نیست. در صورت نیاز به مشاوره برای انتخاب بهترین دستگاه با همکاران ما در واحد فروش نانوتایم  (nanotime.ir) تماس بگیرید.