وظایف و تحصیلات موردنیاز برای شغل منشی

وظایف و تحصیلات موردنیاز برای شغل منشی

در حال حاضر، شغل منشی‌گری به یکی از شغل‌های پرتقاضا تبدیل شده است و بسیاری از شرکت‌ها، ادارات و کسب‌وکارهای مختلف به دنبال استخدام منشی برای پاسخگویی به تلفن و انجام امور اداری و دفتری هستند. از سویی دیگر، با توجه به این که شغل منشی معمولا نیاز به تخصص و مهارت پیچیده‌ای ندارد، بسیاری از کارجویان نیز به دنبال پیداکردن شغلی در این حوزه هستند. اما بسیاری از این افراد آشنایی کاملی با شغل منشی ندارند و به دنبال سوالاتی همچون «یک منشی به چه تحصیلاتی نیاز دارد؟» و «شرح وظایف منشی چیست؟» هستند. 

به همین دلیل، در مقاله پیش رو علاوه بر معرفی شغل منشی و مهارت های لازم برای منشی گری، به بررسی تحصیلات موردنیاز برای شغل منشی و وظایف یک منشی در کسب‌وکارهای گوناگون خواهیم پرداخت.

معرفی شغل منشی

به فردی که در یک سازمان، اداره، ارگان یا کسب‌وکاری استخدام شده و وظایفی همچون پاسخگویی به تلفن، انجام امور اداری و دفتری، انجام نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری، تنظیم جلسات، بایگانی و نگهداری اسناد و ارائه گزارش از فعالیت‌های مختلف را برعهده داشته باشد، در اصطلاح کسب‌وکار، منشی گفته می‌شود. آگهی‌های استخدام منشی یکی از پرتکرارترین آگهی‌های استخدام است که به‌عنوان نمونه می‌توان به آگهی استخدام منشی مطب، منشی تلفنی، منشی پزشک و دندانپزشک، منشی آرایشگاه و منشی کلینیک و بیمارستان اشاره کرد. در این شغل امکان کار به‌صورت تمام‌وقت و پاره‌وقت وجود دارد. شما می‌توانید برای مشاهده بیشتر آگهی های استخدام منشی سه روز در هفته روی لینک مشخص‌شده کلیک کنید.

مهارت های لازم برای منشی گری

افراد فعال در زمینه منشی‌گری برای انجام شرح وظایف منشی به داشتن مهارت‌های سخت و نرم مختلفی نیاز دارند. از جمله این مهارت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• آشنایی با اصول مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری

• آشنایی با اصول، مقررات و اتوماسیون اداری

• تسلط به نرم‌افزارهای امور اداری و حسابداری همچون ورد، اکسل و پاورپوینت

• آشنایی با روش استفاده از تجهیزات و لوازم اداری مانند پرینتر، اسکنر و فکس

• تسلط به تایپ فارسی و انگلیسی

• داشتن مهارت مدیریت زمان و سازماندهی

• مهارت انجام کارهای مختلف به‌صورت هم‌زمان

ل آشنایی با اصول گزارش‌نویسی و ارائه گزارش به بخش‌های مختلف سازمان

• داشتن مهارت‌های ارتباطی مناسب

• آشنایی با شیوه بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک به‌صورت دستی و دیجیتال

• داشتن مهارت حل مسئله و تفکر انتقادی

تحصیلات موردنیاز شغل منشی

تا چند سال گذشته شغل منشی‌گری نیازی به تحصیلات دانشگاهی نداشت و افراد مختلف می‌توانستند با داشتن مدرک دیپلم و تسلط به مهارت‌های موردنیاز در مکان‌های مختلفی همچون مطب پزشک، دندانپزشکی و شرکت‌ها و ادارات دولتی و خصوصی مشغول به کار شده و به انجام شرح وظایف منشی و سردفتر بپردازند.

اما در حال حاضر، با تخصصی‌تر شدن شرح وظایف یک منشی در برخی از سازمان‌ها و کسب‌وکارها، میزان تحصیلات موردنیاز برای این شغل، به شرکت و کسب‌وکار استخدام‌کننده بستگی دارد. امروزه برخی از کارفرمایان، برای استخدام منشی به مدرک دانشگاهی و داشتن مدرک کارشناسی رشته‌هایی همچون بازرگانی، مدیریت و کسب‌وکار تاکید دارند. 

اما با این حال هنوز هم موقعیت‌های شغلی مختلفی برای شغل منشی‌گری با مدرک دیپلم دیده می‌شود و افراد با کسب مهارت‌های موردنیاز این شغل، می‌توانند به‌عنوان منشی مشغول به کار شوند.

بررسی شرح وظایف یک منشی

یک منشی بسته به محل کار خود دارای شرح وظایف متفاوتی خواهد بود. به‌عنوان مثال، شرح وظایف منشی جلسه در سازمان‌های دولتی با شرح وظایف منشی بیمارستان و کلینیک فرق خواهد داشت.

اما در هر صورت هر منشی، فارغ از نوع محیط کاری خود، دارای یک سری وظایف عمومی است که در ادامه به مهم‌ترین این وظایف اشاره خواهیم کرد:

• پاسخ‌دهی به تماس‌ها و پیام‌های مشتریان

• انتقال تماس‌های تلفنی به بخش مربوطه، رساندن پیام‌های ضروری به کارکنان بخش‌های مختلف و پیگیری درخواست‌ها 

• تنظیم و مدیریت قرارهای کاری، جلسات، کنفرانس‌ها و سفرهای کاری

• انجام مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری

• تایپ‌کردن نامه‌ها، فرم‌ها و اسناد موردنیاز

و نوشتن گزارش فعالیت‌های مختلف و ارائه گزارش به بخش‌های مربوطه

• ثبت و نگهداری نامه‌های اداری، اسناد و مدارک 

• پذیرش ارباب‌رجوع و مشتریان و خوشامدگویی محترمانه به آن‌ها

‌ انجام امور حسابداری و پرداخت‌های مالی و صدور فاکتور هزینه‌ها

• مدیریت ایمیل‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها و فکس‌های دریافتی، پاسخ‌دهی به آن‌ها و پیگیری موارد موردنیاز

‌ آماده‌کردن پیش‌نویس برای مستندسازی جلسات کاری، ارائه‌ها و کنفرانس‌ها

• رعایت قوانین و دستورالعمل‌های موجود در محیط کاری

• نوشتن صورت‌جلسه و ثبت و مستند کردن جلسات از این طریق

• هماهنگ کردن برنامه‌های کاری کارکنان و مدیران

اما همان‌طور که گفته شد، منشی‌ها بسته به محیط کار خود می‌توانند وظایف متفاوتی داشته باشند. در ادامه به‌عنوان نمونه به وظایف منشی بیمارستان، منشی رستوران و منشی شرکت اشاره خواهیم کرد.

شرح وظایف منشی بیمارستان

از جمله مهم‌ترین وظایف یک منشی بخش در بیمارستان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دریافت دستور و برنامه کاری خود از مسئول پذیرش

• تهیه، تنظیم و ارائه آمار روزانه مربوط به بخش‌های بستری

• اطلاع‌رسانی در خصوص شرایط تخت بیماران بخش‌های مختلف به‌وسیله تابلو نمودار تخت بیمارستان

• کنترل روزانه پرونده‌های بیماران از نظر تکمیل‌کردن سربرگ اوراق، پیوست نوار قلب، فرم پاتولوژی و آزمایش‌ها مطابق با مقررات موجود

• کنترل کمی پرونده در زمان ورود بیماران به بخش از نظر تکمیل بودن قسمت‌های مختلف برگ پذیرش و سربرگ فرم‌های مربوطه

• ثبت اطلاعات بیماران (به غیر از اطلاعات دارویی) در نرم‌افزار HIS

• انجام امور مختلف مربوط به ترخیص پرونده مانند مدارک مربوط به داروخانه و آزمایشگاه

• فرستادن درخواست‌های آزمایش، گرافی و دیگر خدمات پاراکلینیک به واحد مربوطه برای بیماران بستری شده با استفاده از نرم‌افزار HIS 

• آماده‌کردن پرونده بیماران ترخیصی و انجام دادن امور مربوطه و تحویل این موارد به واحد ترخیص در بخش حسابداری

• تحویل‌دادن خلاصه پرونده بیمار به او در هنگام ترخیص شدن از بیمارستان

شرح وظایف منشی رستوران

از جمله مهم‌ترین وظایف یک منشی رستوران می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت اطلاعات سفارش مشتریان در سیستم

• دریافت هزینه سفارش و ارسال لیست سفارش به آشپزخانه در برخی از موارد

• پاسخگویی به تلفن مشتریان و ثبت سفارش‌های تلفنی

• داشتن قدرت بیان مناسب و ظاهری آراسته

شرح وظایف منشی شرکت

شرح وظایف یک منشی شرکت مانند وظایف یک منشی اداری است که از جمله این وظایف می‌توان به مواردی مانند پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌ها، خوشامدگویی و پذیرش افرادی که وارد شرکت می‌شوند، ثبت اطلاعات شرکت در سیستم و تنظیم قرارها و جلسات کاری مدیران شرکت اشاره کرد.

جمع‌بندی و سخن پایانی

در این مقاله به معرفی شغل منشی و مهارت های لازم برای منشی گری پرداخته و تحصیلات موردنیاز این شغل و شرح وظایف منشی در کسب‌وکارهای گوناگون را بررسی نمودیم. همان‌طور که گفته شد، شغل منشی یکی از شغل‌های پرتقاضا بوده و بسیاری از شرکت‌ها، ادارات و کسب‌وکارها به دنبال استخدام منشی هستند. بنابراین، در صورت تمایل به فعالیت در این حوزه، با کمی جستجو در سایت‌های کاریابی معتبر می‌توانید به موقعیت شغلی دلخواه خود در این زمینه دست‌یافته و درآمد ماهیانه مناسبی داشته باشید.