خودکارسازی وظایف تکراری با Power Automate Desktop: راهکاری سریع و کارآمد در کمتر از ۵ دقیقه

خودکارسازی با Power Automate 

آیا خود را در حال تکرار کارهای یکنواخت و خسته‌کننده روی کامپیوتر ویندوزی‌تان می‌بینید؟ اگر چنین است، می‌توانید از Microsoft Power Automate استفاده کنید. با این ابزار می‌توانید جریان‌هایی (flows) ایجاد کنید که اقدامات متعدد یا تکراری را در برنامه‌های Microsoft 365 مانند Word، Excel و Outlook و همچنین سایر کارهای رایج ویندوز به صورت خودکار انجام دهند.

Microsoft Power Automate چیست؟

نسخه کامل Power Automate ابزاری است که به شما امکان می‌دهد اتوماسیون‌هایی ایجاد کنید که در چندین برنامه کار می‌کنند. علاوه بر برنامه‌های مایکروسافت مانند Word، Excel و OneNote، می‌توانید Power Automate را با برنامه‌های شخص ثالث محبوب مانند Gmail، Google Calendar، Slack، Zoom، Dropbox، Instagram و غیره استفاده کنید. همچنین می‌توانید از Power Automate برای انجام کارهای عمومی ویندوز مانند جابه‌جایی فایل‌ها یا باز کردن برنامه‌ها استفاده کنید.

صفحه اصلی در Microsoft Power Automate

Power Automate بر پایه جریان‌ها (flows) ساخته شده است. با حساب کاری، این اتوماسیون‌ها از فرمت ساده «اگر این، آنگاه آن» استفاده می‌کنند. شما از محرک‌ها (triggers) برای شروع جریان‌ها استفاده می‌کنید، مثلاً وقتی ایمیل جدیدی در صندوق ورودی Outlook شما می‌رسد. وقتی جریان فعال شود، اقداماتی مانند افزودن ردیف به جدول Excel اجرا می‌شود.

با این حال، برای اکثر افراد، امکان انجام این نوع اتوماسیون واقعی وجود ندارد. از ژوئیه ۲۰۲۵، ویژگی‌های کامل Power Automate فقط برای کاربران دارای حساب کاری یا تحصیلی در دسترس است. اگر حساب مایکروسافت شخصی داشته باشید، ویژگی‌های شما بسیار محدود است، اما Power Automate همچنان می‌تواند مفید باشد.

استفاده از Power Automate با حساب شخصی در مقابل حساب کاری

اگر حساب کاری یا تحصیلی دارید، می‌توانید از تمام قابلیت‌های Power Automate استفاده کنید، از جمله محرک‌های قدرتمند. برای مثال، اگر ایمیلی از یک آدرس خاص دریافت کنید، می‌توانید اتوماسیونی ایجاد کنید که پیوست‌ها را استخراج کرده و در Google Drive ذخیره کند. جریان‌ها را می‌توانید در Power Automate روی وب یا با استفاده از برنامه دسکتاپ ایجاد کنید.

عدم موفقیت در ورود به حساب شخصی در Microsoft Power Automate

برای حساب‌های شخصی، محدودیت‌ها بسیار بیشتر است. شما نمی‌توانید از طریق وب به Power Automate دسترسی داشته باشید، بنابراین تنها راه استفاده از آن، برنامه دسکتاپ ویندوز است. همچنین به هیچ‌کدام از محرک‌ها دسترسی ندارید. تمام جریان‌های شما فقط از اقدامات (actions) ساخته می‌شوند و باید آن‌ها را به صورت دستی اجرا کنید.

چه زمانی از Power Automate استفاده کنیم؟

از آنجا که من فقط حساب شخصی دارم، نمی‌توانم از محرک‌ها استفاده کنم و بنابراین اتوماسیون واقعی ایجاد نمی‌کنم. با این حال، همچنان می‌توانم جریان‌هایی با استفاده از اقدامات در Power Automate بسازم که به صورت دستی اجرا شوند. حتی با اجرای دستی، می‌توانم جریان‌هایی ایجاد کنم که زمان زیادی برایم صرفه‌جویی کنند و وظایف تکراری را خودکار کنند.

برای مثال، می‌توانید از Power Automate برای تغییر نام گروهی فایل‌ها، باز کردن مجموعه خاصی از برنامه‌ها، یا گرفتن اسکرین‌شات از پنجره فعلی، استخراج متن از آن و ذخیره در کلیپ‌بورد استفاده کنید.

بهترین راه استفاده، شناسایی اقدامات جزئی و رایج است، مانند جابه‌جایی فایل‌ها یا کپی و پیست کردن متن. ممکن است نتوانید برای همه آن‌ها جریان بسازید، اما برخی از آن‌ها را می‌توانید با یک کلیک انجام دهید.

ایجاد جریان‌ها در Power Automate

ایجاد جریان‌ها ممکن است به دلیل تعداد زیاد اقدامات موجود پیچیده به نظر برسد. اما تعدادی اقدام وجود دارد که احتمالاً بیشترین استفاده را از آن‌ها خواهید داشت. می‌توانید از فیلد جستجوی اقدامات (Search Actions) برای یافتن اقدامات مورد نظر استفاده کنید.

دکمه ضبط در Microsoft Power Automate

در برخی موارد، می‌توانید از دکمه Capture استفاده کنید تا اقدامات خود را ضبط کنید و سپس آن‌ها در جریان شما ظاهر شوند. این روش برای برخی انواع اتوماسیون‌ها مفید است. البته برای جریان‌هایی که از شرط‌ها یا حلقه‌ها استفاده می‌کنند، این روش همیشه کارآمد نیست زیرا نمی‌توان آن‌ها را ضبط کرد.

چگونه پوشه Downloads را در Power Automate تمیز کنیم؟

یکی از راه‌هایی که من از Power Automate برای سرعت بخشیدن به کارم استفاده می‌کنم، مرتب‌سازی پوشه Downloads به زیرپوشه‌های مختلف است. برای مثال، فایل‌های JPG و PNG به زیرپوشه Images منتقل می‌شوند، اسناد PDF و Word به زیرپوشه Documents و فایل‌های Excel و CSV به زیرپوشه Spreadsheets. هر زمان که پوشه Downloads بیش از حد پر شود، جریان را اجرا می‌کنم و تمام فایل‌های مرتبط به زیرپوشه‌های درست منتقل می‌شوند.

۱. برنامه Power Automate را در ویندوز باز کنید.

۲. روی دکمه New Flow کلیک کنید.

دکمه New Flow در Microsoft Power Automate

۳. نامی قابل تشخیص برای جریان انتخاب کنید و روی Create کلیک کنید.

نام جریان در Microsoft Power Automate

۴. در فیلد Search Actions، عبارت Get Files را تایپ کنید و اقدام Get Files in Folder را انتخاب کنید.

عملکرد Get Files در Microsoft Power Automate

۵. روی آیکون پوشه کلیک کنید، پوشه مورد نظر (مثلاً Downloads) را انتخاب کنید و روی Select Folder کلیک کنید.

آیکون پوشه در Microsoft Power Automate

۶. روی Save کلیک کنید.

دکمه ذخیره در Microsoft Power Automate

۷. عبارت For Each را در فیلد جستجو تایپ کنید و اقدام For Each را انتخاب کنید.

اقدام « For Each » در Microsoft Power Automate

۸. روی آیکون {x} کلیک کنید.

دکمه {x} در Microsoft Power Automate

۹. Files را انتخاب کنید تا جریان روی هر فایل پوشه انتخاب‌شده به نوبت کار کند.

متغیر Files در Microsoft Power Automate

۱۰. روی Save کلیک کنید.

۱۱. عبارت If را جستجو کنید و اقدام If را زیر For Each بکشید.

عملگر If در Microsoft Power Automate

۱۲. روی آیکون {x} کلیک کنید و CurrentItem را باز کنید.

متغیر CurrentItem در Microsoft Power Automate

۱۳. به پایین بروید و .Extension را انتخاب کنید.

متغیر Extension در Microsoft Power Automate

۱۴. Operator را به صورت Equal To (=) نگه دارید و Second Operand را به پسوندی مانند .jpg تنظیم کنید، سپس Save کنید.

پسوند jpg به عنوان عملوند دوم در Microsoft Power Automate وارد شده است.

۱۵. عبارت Move File را جستجو کنید و اقدام Move File(s) را دقیقاً زیر If بکشید.

عمل انتقال فایل‌ها در Microsoft Power Automate

۱۶. روی آیکون {x} کلیک کنید و {x} CurrentItem را انتخاب کنید.

متغیر CurrentItem برای عمل جابجایی فایل‌ها در Microsoft Power Automate

۱۷. در فیلد Destination Folder، روی آیکون پوشه کلیک کنید و پوشه مقصد برای فایل‌های تصویری را انتخاب کنید، سپس Save کنید.

آیکون پوشه برای عمل جابجایی فایل‌ها در Microsoft Power Automate

۱۸. برای افزودن انواع فایل‌های بیشتر، عبارت Else If را جستجو کنید و اقدام Else If را بالای End اقدام If بکشید.

عمل Else If برای انتقال فایل‌ها در Microsoft Power Automate

۱۹. مراحل ۱۲-۱۷ را تکرار کنید تا پسوند و مکان دیگری اضافه شود.

۲۰. به تعداد لازم Else If اضافه کنید تا انواع مختلف فایل‌ها به پوشه‌های متفاوت منتقل شوند.

۲۱. وقتی تمام شد، از منوی File > Save جریان را ذخیره کنید.

۲۲. برای اجرای جریان در هر زمان، روی آن هاور کنید و روی آیکون Run کلیک کنید.

آیکون اجرا در Microsoft Power Automate

۲۳. برای ایجاد میانبر دسکتاپ، روی آیکون سه‌نقطه کلیک کنید.

نماد سه نقطه در Microsoft Power Automate

۲۴. گزینه Create a Desktop Shortcut را انتخاب کنید.

گزینه ایجاد میانبر دسکتاپ در Microsoft Power Automate

۲۵. حالا می‌توانید با دابل‌کلیک روی میانبر دسکتاپ، جریان را هر زمان اجرا کنید.

از Microsoft Power Automate برای صرفه‌جویی در زمان خود استفاده کنید

اگر از حساب مایکروسافت شخصی به جای حساب کاری یا تحصیلی استفاده می‌کنید، Power Automate محدودیت‌های بیشتری دارد. با این حال، حتی با حساب شخصی، همچنان می‌توانید اتوماسیون‌های مفیدی ایجاد کنید که وظایف خسته‌کننده را از دوش شما بردارند و زمان بیشتری برای کارهای دیگر آزاد کنند.

سوالات متداول 

1. تفاوت Power Automate desktop با نسخه وب چیست؟ (برای حساب شخصی)

نسخه دسکتاپ: فقط روی کامپیوتر ویندوزی شما کار می‌کند، بدون نیاز به محرک (trigger)، فقط اقدامات (actions) دارد و باید دستی اجرا شود (مثل میانبر دسکتاپ).

نسخه وب/ابری: محرک‌های خودکار (مثل دریافت ایمیل جدید)، اتصال به صدها اپلیکیشن آنلاین و اجرای خودکار دارد، اما از ژوئیه ۲۰۲۵ فقط با حساب کاری/تحصیلی کار می‌کند.

2. چطور می‌توانم Power Automate desktop را روی ویندوز نصب کنم؟

در ویندوز ۱۱ معمولاً از قبل نصب است (در منوی استارت جستجو کنید). اگر نبود، از Microsoft Store جستجو کنید «Power Automate» و نصب کنید. نیازی به حساب کاری نیست؛ با حساب شخصی ویندوز شما کار می‌کند.

3. آیا می‌توانم جریان‌های دسکتاپ را به صورت خودکار (scheduled) اجرا کنم؟

خیر، با حساب شخصی فقط اجرای دستی ممکن است (دکمه Run یا میانبر دسکتاپ). برای زمان‌بندی خودکار یا اجرای unattended (بدون حضور کاربر) نیاز به حساب کاری و لایسنس Premium دارید.

4. اگر قبلاً با حساب شخصی جریان ابری ساخته بودم، الان چه اتفاقی برای آن افتاده؟

طبق سیاست مایکروسافت، بعد از پایان دوره deprecation (ژوئیه ۲۰۲۵)، تمام جریان‌های ابری ساخته‌شده با حساب شخصی حذف شده‌اند و دیگر قابل دسترسی یا توقف نیستند.

جمع‌بندی

در نهایت، Power Automate به کاربران امکان می‌دهد تا با ابزاری قدرتمند و در دسترس، وظایف تکراری و زمان‌بر روزانه خود را به شکلی هوشمند و کارآمد خودکارسازی کنند. در این مقاله از بیتوته دیدیم که حتی با حساب شخصی مایکروسافت و استفاده از نسخه دسکتاپ، می‌توان جریان‌های مفید و کاربردی ساخت؛ از مرتب‌سازی خودکار پوشه Downloads گرفته تا تغییر نام گروهی فایل‌ها و صرفه‌جویی قابل توجه در زمان. Power Automate Desktop نه تنها یک ابزار رایگان و قدرتمند است، بلکه راهکاری عملی برای افزایش بهره‌وری در زندگی روزمره و محیط کار به شمار می‌رود و یادگیری آن می‌تواند تفاوت چشمگیری در کیفیت و سرعت انجام کارهایتان ایجاد کند.

گردآوری:بخش کامپیوتر و  اینترنت بیتوته